Uno de los principales estudios que debes realizar a la hora de organizar un evento deportivo es su viabilidad. Un evento de estas características está rodeado de una gran cantidad de gastos que, de forma habitual, no se cubren con lo recaudado en concepto de inscripciones. Los organizadores debemos recurrir a patrocinadores que cooperen económicamente o bien cedan material necesario para el desarrollo del evento deportivo, como por ejemplo productos de avituallamiento a cambio de promoción.
En este artículo vamos a desgranar paso a paso las diferentes formas de encontrar patrocinadores para tu evento deportivo.
Las 5 claves para encontrar a los mejores patrocinadores para tus eventos deportivos
1) Decide el presupuesto y las necesidades de patrocinio deportivo
Uno de los primeros pasos para organizar un evento deportivo es confeccionar un presupuesto al detalle, que deberá contener al menos estas partidas fijas:
- Personal
- Alquiler de material
- Permisos
- Ambulancias
- Servicios de cronometraje electrónico
- Avituallamiento
- Merchandising
- Posibles imprevistos…
Haz una estimación realista del posible número de participantes y calcula el precio de inscripción.
Con ambas cifras ya tienes un cálculo aproximado de los gastos que deben cubrir tus patrocinadores para que el evento sea viable económicamente. Para ello, puedes emplear dos estrategias diferentes:
- Buscar patrocinadores que aporten elementos en especie como el avituallamiento, las camisetas o los premios. Estos conceptos restarán importe directamente de tu presupuesto.
- Buscar patrocinadores que realicen una aportación económica. Si te decantas por un patrocinador principal, éste tendrá presencia en todo el evento y soporte publicitario del que dispongas. Igualmente puedes ofrecerle que su marca forma parte del nombre de la prueba. Si prefieres varios patrocinadores más pequeños, éstos harán un aporte más pequeño y compartirán todos los espacios promocionales.
2) Investiga posibles patrocinadores deportivos
Ha llegado la hora de ponerse a buscar nombres concretos y plantearse qué empresas podrían estar interesadas en promocionarse en tu evento.
Para eventos pequeños y medianos, habla con empresas locales que estén relacionadas con el deporte.
Fíjate en quienes son los patrocinadores de eventos similares en tu zona. Eso te dará una pista de quién puede estar interesado en ese modelo de publicidad. Una vez que tengas el listado en tus manos, busca a través de internet empresas similares que creas puedan estar interesadas.
Atento, porque estos son los tres puntos más importantes para encontrar un buen patrocinador:
2.1- Identificar a los patrocinadores potenciales
Prueba a establecer contacto con patrocinadores cercanos y aquellos con los que tengas un contacto profesional o personal.
Sería conveniente que pudieses responder a estas preguntas para garantizar el éxito de tu empresa:
- ¿Qué actividad desarrolla cada una de las marcas a las que voy a pedir patrocinio?
- ¿Por qué considero que son patrocinadoras potenciales?
- ¿Cuáles de sus valores puedo potenciar con mi evento?
- ¿Qué capacidad financiera disponen?
- ¿Pueden realmente ayudarme?
- ¿Cuáles son empresas que más me interesan dentro del listado creado?
2.2- Prepara un documento de patrocinio
Plasma en un informe toda la información que consideres relevante. Los potenciales patrocinadores decidirán si apoyan tu evento tras valorar lo que les propones.
Al preparar este documento es interesante tener presentes los siguientes puntos:
- Presupuesto total: Hace falta saber cuánto nos cuesta realizar el evento. En función de esto, podremos establecer los paquetes que les ofrecemos a las empresas para que participen. De esta manera, les ofreceremos un 25%, 50%, 75% o 100% de participación.
- Metas: Otro factor importante es la determinación del número y tipo de patrocinadores que hace falta reunir para alcanzar nuestra meta.
2.3- Argumentos para convencer a los sponsors de una carrera
Tener bien claros los argumentos y llevarlos bien trabajados, es un aspecto fundamental para que el patrocinador despeje sus dudas acerca de apoyar tu evento con su marca a cambio de un buen impacto mediático.
Ten en cuenta los siguientes criterios, como punto base de trabajo de este punto:
- Difusión: El principal objetivo de un patrocinador es conseguir publicidad para su marca. Debemos conseguir por tanto que los medios de prensa se hagan eco de nuestro evento. Para ello es necesario contar con un GABINETE DE PRENSA profesional que sepa vehicular tu prueba deportiva y tenga los contactos necesarios para conseguir la difusión en prensa local, regional y nacional. Desde SPORTEVENTO.com podemos ayudarte con este punto. Un equipo de periodistas de dilatada experiencia en el sector se encargará de elaborar un plan de acción y ejecutarlo. Hemos trabajado y seguimos haciéndolo con numerosos eventos que congregan a miles de participantes como el Gran Trail Aneto Posets, la Ultra Trail Guara Somontano o el gran Maratón Montañas de Benasque. Una buena política de comunicación es fundamental para el evento y para tus patrocinadores.
- Dossier de prensa: Es fundamental preparar un dossier de prensa acerca de la cobertura que recibió el evento la pasada edición. De esta forma será más fácil poder convencer a los patrocinadores.
3) Lo que debes ofrecer a cambio a tus futuros patrocinadores
Es muy importante a la hora de presentar tu propuesta de patrocinio que tengas muy claros los beneficios que va a obtener la empresa que va a participar como patrocinadora de tu evento. Piensa en los activos que tienes y en cómo ellos se van a poder beneficiar. Algunos ejemplos:
- Exposición de la marca a participantes y acompañantes del evento
- Difusión en redes sociales del evento
- Posibilidad de montar un stand con tienda y así monetizar el evento
- Networking y sinergias con otras empresas patrocinadoras
- Difusión de la marca en los medios de prensa que cubran la prueba deportiva
También, más allá de este punto, es de suma relevancia la forma en que se presenta la propuesta a nuestros posibles patrocinadores. En este sentido, deberás tener siempre en cuenta los siguientes puntos:
a. Presenta una propuesta detallada y realiza un seguimiento
Redacta un breve resumen ejecutivo en el que se concrete el objetivo del evento deportivo, por qué motivo buscas un patrocinio deportivo y qué beneficios implica para la empresa. Es el momento de exponer los distintos tipos de patrocinio (siguiente consejo) que se ofrecen. Una vez realizado este paso, llega la hora de realizar un seguimiento, llamando por teléfono para asegurarte de que ha llegado hasta las personas con capacidad de decisión dentro del organigrama de la empresa y de que valoran tu propuesta. Ofrécete a facilitar más información y resolver cualquier duda al respeto.
b. Ofrece diferentes tipos de patrocinio a medida
Ninguna marca es igual a otra, por lo tanto hay que ser lo bastante flexible como para permitir patrocinios de diferente tipo. A algunas marcas les interesa, por ejemplo, dar nombre a uno de los premios especiales porque eso le garantiza atención en el momento en el que los ganadores suben al podio. Otras prefieren aparecer en el stand principal o en las líneas de salida y de meta. Otras optan por aparecer en las entradas, las acreditaciones y los trípticos informativos. También están las que priorizan que su nombre figure en la página web de la carrera. Para cada caso debemos presentar un modelo de patrocinio distinto.
c. Entiende lo que un patrocinador busca con un patrocinio
El beneficio más evidente que un patrocinador busca es el incremento de sus ventas. Se trata de una consecuencia final, que llega como resultado del resto de efectos positivos que tiene asociarse con un evento deportivo, como mejorar su visibilidad como marca, mejorar su prestigio e incluso dar a conocer alguno de sus productos. Es el caso de las empresas de bebidas y barritas energéticas, que aprovechan para ofrecer muestras gratuitas de sus productos. Cuanta mayor sea la difusión mediática de la competición, más interesante resultará para un patrocinador.
4) Crea una lista para conseguir patrocinadores
Para terminar, necesitas organizar todos los datos que has encontrado para poder decidir los siguientes pasos de tu estrategia. Éstas son algunas posibles categorías en las que puedes clasificar tu lista para conseguir patrocinadores:
- Qué tipo de negocios son los potenciales patrocinadores: tiendas de ropa deportiva, alimentación, gadgets…
- Cómo pueden ayudarte: con productos y servicios gratuitos o con una aportación económica.
- Posibles formas de contacto: por correo electrónico, por teléfono, enviando un paquete promocional por correo ordinario…
- Qué puedes ofrecerles: presencia en el evento, packs promocionales, etc.
No te olvides de que puedes ordenar las empresas en un ranking de prioridad dentro de cada categoría, que te ayudará a decidir a cuáles acudir primero.
Con todos los deberes hechos, ya estás listo para ponerte en contacto con tus posibles patrocinadores y convencerles de que se unan a tu evento. Como extra y una vez hayas conseguido tu patrocinador y hayas realizado tu carrera con éxito no te olvides nunca de este último punto, marcará la diferencia.
5) Asegúrate de que recibe un completo dossier tras la celebración del evento
Una vez concluida la competición, es bueno enviar a los patrocinadores un dossier en el que se incluyan los datos de participación, un completo resumen de prensa e información sobre la cobertura mediática que ha recibido el evento en televisión, radio, prensa e Internet. Esto servirá de refuerzo para la relación con él y facilitará que el patrocinio se pueda prolongar a la siguiente edición.
